Lưu ý khi tổ chức team building dành cho các doanh nghiệp, tổ chức đang có nhu cầu tổ chức chương trình. Từ những lưu ý này góp phần tạo nên một chương trình team building trọn vẹn và ấn tượng nhất. Hãy cùng Event24h tìm hiểu những vấn đề cần lưu ý thông qua bài viết dưới đây nhé!
10 lưu ý khi tổ chức team building
1. Xây dựng ý tưởng, kịch bản, mục đích tổ chức chương trình
Khi bắt đầu có kế hoạch tổ chức một chương trình team building, doanh nghiệp phải nêu ra được những yêu cầu, thông điệp muốn truyền tải thông qua chương trình. Mục đích của sự kiện lần này là gì? Để cán bộ công nhân viên có cơ hội và môi trường để giải tỏa căng thẳng sau những ngày làm việc mệt mỏi? Hay chương trình tổ chức nhằm lồng ghép những phần kiến thức đào tạo qua những hoạt động, vận động tập thể?… Khi đưa ra được những mong muốn cụ thể sẽ dễ dàng xây dựng một kịch bản phù hợp, ấn tượng và sáng tạo.
2. Lên kinh phí dự trù cho chương trình
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí là sự chuẩn bị sẵn sàng, xây dựng danh sách tất cả các hạng mục để dựa vào đó có thể điều phối mọi diễn biến theo quy trình nhất định tạo nên một chương trình thành công. Để tránh gặp phải những khó khăn, thậm chí là những rủi ro phát sinh không đáng có người chịu trách nhiệm và thực hiện chúng phải liệt kê và tính toán kỹ lưỡng.
Sau khi thống nhất được kịch bản chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần phải đưa ra mức kinh phí phù hợp để có thể sử dụng những dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên mức chi phí đó.
3. Phân chia nhiệm vụ, công việc rõ ràng
Đối với bất kỳ một cơ qua, đơn vị hay doanh nghiệp nào để làm việc hiệu quả và mang lại năng xuất cao thì bắt buộc phải thực hiện quá trình phân công nhiệm vụ cho từng người. Trong việc tổ chức chương trình team building cũng vậy. Khi các mục đầu công việc được phân công rõ ràng thì tiến độ công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn, chất lượng nhiệm vụ sẽ được nâng cao hơn vì đó là trách nghiệm của người được giao, phải hoàn thành và chú ý đến nó.
Đồng thời thông qua hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ nhân viên trong cơ quan, tổ, nhóm, đội có cơ hội chứng minh năng lực của bản thân, đưa ra nhiều ý tưởng mới để xây dựng chương trình team building thật ấn tượng, độc đáo, thu hút nhiều người tham gia.
4. Lựa chọn địa điểm phù hợp với concept của chương trình
Lựa chọn địa điểm phù hợp là một yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng các trò chơi team building. Với mỗi một địa điểm thì sẽ có cách tổ chức chương trình khác nhau. Vây một yếu tố nào sẽ chấm điểm cho sự phù hợp?
– Khoảng cách để di chuyển từ nơi xuất phát đến địa điểm tổ chức team building trong khoảng thời gian cho phép mà ban tổ chức đã đề ra.
– Diện tích và không gian vừa đủ cho số lượng các thành viên tham gia và tính chất của chương trình.
– Chi phí là yếu tố quyết định rất nhiều cho việc lựa chọn.
– Dịch vụ đi kèm có đáp ứng đầy đủ cho quy mô của chương trình hay không, hay cơ sở vật chất quá rộng so với tính chất của chương trình.
5. Lựa chọn trò chơi phù hợp với đối tượng, sức khỏe của người tham gia
Trò chơi team building phù hợp và đơn giản, dễ chơi, gần gũi với đời thường của mình sẽ mang đến cho bạn không chỉ là sự thư giãn mà còn là sự phát triển về nhiều khía cạnh. Vì vậy để lựa chọn một hình thức giải trí hiệu quả, bạn cần thực hiện những điều sau:
– Tìm những trò chơi có những yếu tố giống sở thích của mình trong cuộc sống.
– Trò chơi phù hợp với lứa tuổi sẽ mang lại cảm giác dễ dàng chơi và tạo nên giá trị hiệu quả giải trí cao.
– Trò chơi cần kỹ năng cao, trò này cần phải cân nhắc bởi nó yêu cầu rất nhiều về kỹ thuật, thao tác, khả năng quan sát, phối hợp và dự đoán tình huống sẽ sảy ra. Nếu người chơi không đáp ứng được các nhu cầu của trò chơi sẽ khiến dễ gây ra các tình huống nhàm chán không có hứng thú.
– Để hạn chế các rủi ro đối với người chơi; doanh nghiệp cần đảm bảo lựa chọn trò chơi sao cho nhẹ nhàng nhất, vừa sức người chơi. Đặc biệt cần có sự bố trí hợp lý các trò chơi xen kẽ vừa tạo hiệu ứng cho người chơi vừa giúp bảo vệ tốt cho sức khỏe.
Tư vấn chương trình sau 15 phi Hotline 0326201978
6. Lưu ý về nhân sự hỗ trợ chương trình
Điều phối một chương trình team building theo đúng quy trình và kịch bản rất cần sự kết hợp ăn ý giữa người tổ chức, MC, phụ trách sân khấu, đạo cụ trò chơi… Tất cả các vị trí cần được bố trí và sắp xếp người có chuyên môn và phù hợp để có thể điều phối chương trình.
Vì vậy, trước khi lên kế hoạch tổ chức bạn cần xác định rõ trò chơi, số người và có sự sắp xếp riêng cho từng vị trí. Mọi người cần làm việc ăn khớp để có được tính thống nhất mới có thể hướng tới chương trình team building thành công nhất.
7. Sắp xếp hợp lí trong việc chia đội chơi
Trong hoạt động tổ chức teambuilding thì việc phân chia, tổ chức, sắp xếp, bố trí người chơi vào các đội với nhau là một yêu cầu đầu tiên và rất quan trọng mà quản trò phải làm tốt. Nếu được phân chia lực lượng đồng đều nhau thì việc tổ chức cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn và mang lại nhiều bài học giá trị cho người chơi.
Ban tổ chức chức có thể dựa vào thành phần cũng như tình trạng của các thành viên tham gia để chia nhóm tạo sự đồng bộ và tăng hiệu quả gắn kết tập thể. Ví dụ trong một nhóm sẽ có bao gồm các thành viên đến từ mỗi bộ phận khác nhau trong công ty, để tăng tính gắn kết hoặc mỗi nhóm là một bộ phận để thể hiện sức mạnh đồng đội, hóa giải mâu thuẫn bất đồng, khác biệt giữa các cá nhân, bộ phận.
Cần phải dựa vào mục đích tổ chức chương trình team building để chia nhóm và cân đối đồng đều về số lượng nam nữ, thể lực và tư duy của mỗi đội.
8. Phổ biến kỹ luật chơi, thưởng phạt rõ ràng
Khi tổ chức chương trình sẽ trên tinh thần thi đấu cạnh tranh văn minh. Đồng nghĩa với việc tất cả các thử thách, trò chơi đều phải được công bố rõ ràng về các quy định, thưởng phạt. Tạo tính thống nhất và tinh thần người chơi cũng sẽ thoải mái hơn, tránh tình trạng bất hòa khó chịu.
MC khi phổ biến luật chơi một cách ngắn gọn dễ hiểu, đầy đủ và rõ ràng giảm thiểu cảm giác rườm rà và gây rối cho người chơi. Ngoài ra khi được thông báo về phần thưởng cũng là động lực thúc đẩy tinh thần của người chơi được tham gia hơn.
9. Có các phương án dự phòng
Hoạt động team building thường được tổ chức ngoài trời bởi vậy yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng chương trình. Doanh nghiệp cần phải đưa ra phương án dự phòng, lên kế hoạch tổ chức cho các trò chơi trong nhà; tránh bị động phải hủy chương trình khi gặp thời tiết xấu. Đặc biệt, nên xem thời tiết trước khi tổ chức, lựa chọn khoảng thời gian thời tiết ít biến động nhất.
10. Đưa ra những tình huống phát sinh, phương án giải quyết
Những tình huống phát sinh trong chương trình team building có thể xảy ra như: thiếu nhân sự tổ chức chương trình, đạo cụ hỗ trợ các trò chơi không đảm bảo, người chơi bị thương khi đang tham gia, chương trình hay thời lượng diễn ra chương trình team building không đảm bảo.
Lường trước được những vấn đề có thể xảy ra và đưa ra phương án thay thế và hỗ trợ sẽ giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ.
Trên đây là 10 lưu ý khi tổ chức team building mà các bạn có thể tham khảo. Event24h chúc quý doanh nghiệp, công ty có một chương trình team building thú vị và ý nghĩa. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ: 0326201978
